A cena é clássica: você recebe um convite para uma reunião com o enigmático assunto “Alinhamento de Processos Internos”. Sem maiores detalhes, você aceita, afinal, ninguém quer ser o desinformado do time. Chega o grande momento e, após 15 minutos de espera pelo colega que sempre se atrasa, inicia-se uma discussão acalorada sobre a fonte ideal para os memorandos oficiais. Arial ou Century Ghotic? Eis a questão que consome horas de debate.

Ao final, nenhuma decisão concreta é tomada, mas uma nova reunião é agendada para “dar continuidade ao alinhamento”. E assim, perpetua-se o ciclo infinito das reuniões sem propósito claro.

No setor público, essa realidade não é diferente. Muitas vezes, reuniões são convocadas para tratar de assuntos que poderiam ser resolvidos com uma simples mensagem. E é aqui que entra o protagonista moderno da comunicação: o WhatsApp.

Com a popularização dos smartphones, o WhatsApp tornou-se uma ferramenta onipresente, tanto na vida pessoal quanto profissional. Grupos e conversas privadas pipocam a todo momento, facilitando a troca de informações e agilizando processos. Por um lado, o WhatsApp permite uma comunicação rápida e eficiente. Mensagens instantâneas, áudios, imagens e documentos são compartilhados em segundos, mantendo todos atualizados. Por outro lado, o uso indiscriminado dessa ferramenta pode levar a uma sobrecarga de informações e, em alguns casos, à falta de formalidade necessária em determinados contextos.

Além disso, questões de segurança e privacidade não podem ser ignoradas. No setor público, onde informações sensíveis são frequentemente discutidas, o uso de aplicativos de mensagens deve ser cuidadosamente regulamentado para evitar vazamentos e garantir a conformidade com as políticas institucionais.

A verdade é que, muitas vezes, falta objetividade na comunicação profissional. Antes de agendar uma reunião, pergunte-se: “Este assunto pode ser resolvido com uma mensagem clara e direta?”. Se a resposta for sim, poupe o tempo de todos e envie a mensagem. Por outro lado, antes de enviar uma mensagem longa e detalhada, reflita: “Isso poderia ser resumido em uma conversa rápida ou até mesmo em um comunicado oficial?”.

No fim das contas, o equilíbrio é a chave. Nem tudo precisa ser discutido exaustivamente em reuniões intermináveis, nem decidido unicamente por mensagens instantâneas. A comunicação eficaz reside em saber quando reunir a equipe para uma conversa direta e quando uma mensagem bem elaborada é suficiente.

Portanto, da próxima vez que estiver prestes a clicar em “Agendar Reunião” ou “Enviar Mensagem”, lembre-se: menos é mais. E todos agradecerão por isso.

Fonte: Notibras